Вообще цель любого регламента - не создать бюрократию, а наоборот, упростить выполнение повторяющейся работы. Исходя из этой предпосылки нужно писать инструкции.
Бизнес-ассистент этот такой человек, у которого постоянно будет куча задач, которые надо сделать быстро, качественно, затратив минимальное количество своих ресурсов. Регламенты - это способ облегчить свою жизнь.
Я выделяю следующий принципы написания регламентов. Бизнес-ассистенты берите во внимание:
1. Кратко, лаконично, но объемно
Регламенты не должны быть на 10 листов, никто не будет их читать. Фокус теряется уже на третьей странице. Поэтому максимум 2 страницы. Лучше сделать два маленьких регламента, чем один большой
2. Цель регламента
У каждой инструкции есть цель, то есть определенные отношения, которые регулируются данным регламентом в организации, для того чтобы что-то упорядочить, поднять качество, обеспечить выполнение определенных норм. Суть регламента указывается в названии, а вот цель следует обязательно раскрывать в преамбуле. При этом цель создания регламента должна пронизывать весь документ
3. Автор регламента - тот, кто будет им пользоваться
Если вы хотите, чтобы регламент писался не для галочки, а реально исполнялся, то создавать документ необходимо тому, кто будет им пользоваться по причине понимания ситуации на месте.
4. Обязательное согласование с руководителем
Любой документ создателю документа необходимо согласовывать с руководителем по причине того, что руководитель знает стратегию развития организации и фокусы.
5. Логичность
Простая истина, но порой пункты регламента не коррелируют друг с другом.
6. Каждая норма регламента имеет ответственное лицо
Как в предложении есть подлежащее, так любая норма должна содержать ответственное лицо